E’ un attività di accoglienza clienti ed eventuale registrazione delle persone che accedono all’interno di un immobile generalmente sede di uffici o di residenze.
Il servizio si svolge anche attraverso un’attività di sorveglianza passiva che richiede l’attivazione di procedure di sicurezza in caso di necessità. Essendo una attività generalmente rivolta ad una postazione particolarmente sensibile (per immagine e prestigio), deve essere sempre comprensiva di eventuali adempimenti delle procedure di sicurezza e di accesso quali:
- informativa sulla sicurezza,
- la raccolta dei documenti di riconoscimento,
- modulo privacy,
- controllare la corretta apertura e chiusura degli accessi ad inizio e fine servizio, gestione della posta in entrata ed in uscita.
- registrazione delle persone che accedono all’interno dell’immobile verificandone le credenziali di accesso (visitatori, dipendenti, fornitori) espletando le relative procedure,
- gestirà le chiavi dell’insediamento,
L’operatore della Best security group che si occupa del centralino e della Reception svolge in un’Organizzazione una funzione centrale. Si tratta infatti di una figura che non solo rappresenta il punto di collegamento tra l’Azienda Cliente ed il mondo esterno, ma che è cruciale anche per quanto riguarda il coordinamento interno. E’ una mansione che richiede professionalità e cortesia, poiché l’operatore è generalmente la prima persona con cui il pubblico o il Management entra in contatto. Attraverso la propria professionalità e con la qualità del servizio offerto, l’operatore della Best security group proietta l’immagine dell’azienda, che è fondamentale nel creare l’opinione del pubblico.
L’operatore della Best Security group è in grado di gestire il centralino il che significa saper soddisfare appieno le esigenze di ogni interlocutore, facendo ricorso alla propria sensibilità che consente di intuire di volta in volta l’azione giusta da mettere in atto per raggiungere l’eccellenza. Il risultato specifico di un addetto al centralino sono “chiamate accettate e inoltrate velocemente ai giusti interlocutori, trasmettendo sempre un’ottima immagine aziendale” e parallelamente compiere tutte le attività di reception. Pertanto nell’ottica di una sempre crescente soddisfazione da parte del cliente e di professionalizzazione degli operatori la Best security group Servizi ha tracciato Responsabilità e Mansioni a cui attenersi.
Da come le attività di reception funzionano, quindi, si può dedurre se l’Azienda è orientata al mercato, se il personale è addestrato in modo opportuno, se adotta un buon sistema di qualità e di comunicazione.